Retomando la entrada del pasado lunes, otras de las Habilidades que deberemos dominar para poder dirigirnos, a nosotros mismos, serán, la gestión del tiempo, la Delegación de tareas y el Control del Estrés.
Hoy en día de los recursos que utilizamos en nuestro día a día, la gestión de nuestro tiempo, es uno de los recursos más valiosos, de los que disponemos y correcta gestión, hará que podamos sacar el máximo partido al resto de los recursos que disponemos, consiguiendo gracias a ello el poder llegar a donde queremos y a quienes queremos.
Para ello empezaremos utilizando básicamente, las dos herramientas siguientes. Tener claros nuestros objetivos, para conocer perfectamente lo que queremos conseguir e identificar donde perdemos el tiempo, para poder combatirlo. Deberemos identificar que o quienes son nuestro ladrones de tiempo, lo que nos ayudará a tomar conciencia de el tiempo perdido en tareas que no son totalmente productivas, que no nos aportan valor, ni los resultados que perseguimos.
Deberemos ser más eficientes que eficaces, para no solo conseguir alcanzar los objetivos sino también, hacerlo utilizando de manera optima los recursos disponibles.
Aquí también, como en un innumerable numero de casos, también podremos aplicar el principio de Pareto o regla del 80-20, que aplicado a la gestión del tiempo podríamos enumerar como:
Con un 20% de nuestras acciones (las más importantes), conseguimos el 80% de los resultados buscados. Y dedicamos el 80% del tiempo restante a tareas no tan productivas ni tan importantes, que nos generan solo el 20% de de los resultados obtenidos en nuestro tiempo.
Con lo que vemos que en la gestión de nuestro tiempo debemos establecer prioridades, es decir ordenando las tareas, según su importancia, evitando la tiranía de lo urgente, para poder centrarnos en lo Importante, ya que consiguiendo esto, evitaremos que muchas de esas tareas pasen de ser solo Importantes, a Importantes y Urgentes.
Para mejorar la gestión de nuestro tiempo, Planificaremos y Programaremos, una vez definidos los Objetivos a conseguir planificaremos Que hacer y programaremos Cuando hacerlo y con qué Recursos.
Aprenderemos a gestionar eficientemente la Información que llega a nuestras manos. Cuando llega a nuestras manos un documento, solo podemos hacer 4 cosas con él, Tirarlo, Reenviarlo si no somos los destinatarios de la acción, Actuar si nos compete a nosotros o Archivarlo o guardarlo si vamos a necesitar esa información en el futuro, ya que si no, deberíamos de Tirarlo.
En cuanto a la delegación de tareas, en nuestros colaboradores, entenderemos esta delegación de tareas como el proceso de otorgar a un colaborador, autoridad y libertad para realizar tarea, pero conservando la responsabilidad final.
Es una manera de liberar tiempo que sirve además para potenciar el desarrollo de los miembros del equipo, al permitir a estos poder expresar su opinión, que tengan iniciativa y cierto grado de participación, en las decisiones del equipo.
Delegar en 5 pasos:
Decisión de la Tarea y la Persona en quien delegar, una vez analizado sus habilidades, el interés mostrado y su carga de trabajo, Comunicar por escrito la tarea delegada, con toda la información necesaria para su correcta ejecución, realizar un Seguimiento del programa fijado, planificando unos informes periódicos de Evaluación de la tarea y finalmente Reconocer los resultados, fomentando el feedback positivo.
Nunca deberemos delegar las tareas relacionadas con el Liderazgo de nuestro equipo.
Y por ultimo para poder gestionar el Estrés Laboral, deberemos conocer como reaccionamos ante situaciones de estrés, con el fin de adelantarnos a nuestras reacciones automáticas negativas, para poder cortarlas a tiempo.
Para prevenirlo y controlarlo deberemos proporcionar un entorno laboral adecuado al trabajo a desarrollar, formando en hábitos de vida saludable, técnicas de gestión del tiempo (visto al inicio del post), fomentar las habilidades sociales y el autoconocimiento y ayudando a la conciliación de la vida personal y profesional.
Y hasta aquí, los las Habilidades que nos ayudan a dirigirnos a nosotros mismos, la próxima semana, hablaremos de las habilidades necesarias para la Resolución de Problemas.
¿Qué te ha parecido? ¿Qué opinas al respecto? Espero tu feedback.
Gracias.